UBND HUYỆN TÂN CHÂU
TRƯỜNG THCS ĐỒNG RÙM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do -Hạnh phúc

Về Quản lý dữ liệu và sử dụng Sổ điểm điện tử, Học bạ điện tử
 trên Hệ thống CSDL ngành Giáo dục và Đào tạo
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Văn bản này quy định về việc cập nhật thông tin; quản lí, sử
dụng dữ liệu điện tử của Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục đối
với cấp THCS(sau đây gọi là Sổ điểm điện tử) và dữ liệu điện tử
của Sổ học bạ (Học bạ điện tử) trên Hệ thống CSDL ngành GD&ĐT.
          2. Đối tượng áp dụng: Cán bộ quản lý, tổ (nhóm) chuyên môn,
giáo viên, nhân viên và các bộ phận khác liên quan đến việc sử dụng
Hệ thống CSDL của trường THCSĐồng Hòa.
Điều 2.  Mục đích, yêu cầu
1. Sử dụng Sổ điểm điện tử, Học bạ điện tử nhằm nâng cao hiệu
quả trong công tác quản lý của Ban Giám hiệu nhà trường; thuận lợi
cho giáo viên trong việc sử dụng và theo dõi quá trình học tập của học
sinh; bảo mật và lưu trữ an toàn dữ liệu; đổi mới cách sử dụng, lưu trữ
Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục, Sổ học bạ hiện nay.
2. Nhập dữ liệu vào Hệ thống CSDL;  Sử dụng Sổ điểm điện tử,
Học bạ điện tử trên Hệ thống CSDL phải đảm bảo yêu cầu an toàn,
nghiêm túc, chính xác và thực hiện đúng theo các văn bản của Sở
GD&ĐT, Bộ GD&ĐT về kiểm tra, đánh giá và xếp loại học sinh.
3. Tất cả các thành viên tham gia sử dụng Sổ điểm điện tử, Học
bạ điện tử có trách nhiệm bảo mật tài khoản sử dụng, không nhờ
người khác làm thay công việc của mình. Ngoài ra, tùy theo vai trò và
trách nhiệm được phân công phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo
yêu cầu của Hiệu trưởng nhà trường.
Điều 3. Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục, Học bạ
điện tử
1. Sổ điểm điện tử là dữ liệu điện tử trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu
ngành lưu lại toàn bộ kết quả học tập và rèn luyện của các học sinh
trong một lớp ở một năm học; kết quả học tập các môn học được đánh
giá bằng điểm hoặc đánh giá bằng nhận xét theo quy định của Quy
chế đánh giá, xếp loại học sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2. Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục đối với cấp Trung
học cở sở (bản in theo mẫu từ Hệ thống CSDL) là hồ sơ pháp lý về kết

quả học tập và rèn luyện theo lớp học trong một năm học (có đầy đủ
chữ kí xác nhận của giáo viên, Hiệu trưởng và đóng dấu của nhà trường).
3. Học bạ điện tử là dữ liệu điện tử trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu
ngành lưu lại toàn bộ kết quả học tập rèn luyện của từng học sinh
trong một cấp học.
4. Học bạ học sinh (bản in theo mẫu từ Hệ thống CSDL) là hồ sơ
pháp lí về kết quả học tập và rèn luyện của học sinh trong một cấp
học (có đầy đủ chữ kí xác nhận của giáo viên, Hiệu trưởng và đóng dấu
của nhà trường).
CHƯƠNG II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ CẬP NHẬT THÔNG TIN, SỬ DỤNG
SỔ ĐIỂM ĐIỆN TỬ VÀ HỌC BẠ ĐIỆN TỬ TRÊN CSDL
Điều 4. Quy định về việc cập nhập thông tin và nhập điểm
vào Hệ thống CSDL
1. Danh sách, sơ yếu lí lịch, thông tin, đánh giá, xếp loại của học
sinh trong Sổ điểm điện tử, Học bạ điện tử được nhập thống nhất với
các hồ sơ có liên quan tới học sinh, được thực hiện theo định kì trong
mỗi học kỳ, năm học và do giáo viên chủ nhiệm thực hiện nhập vào
Hệ thống Cơ sở dữ liệu.
Điều 5. Quy định sửa điểm đánh giá và thông tin trên Hệ
thống CSDL
1. Việc điều chỉnh các sai sót trong quá trình nhập thông tin,
điểm đánh giá số trên Hệ thống CSDL theo đề nghị của giáo viên phải
được sự đồng ý của Hiệu trưởng, có lưu vết trên hệ thống. Khi sửa dữ
liệu phải có sự chứng kiến của đại diện Ban Giám hiệu, Ban quản lí Hệ
thống CSDL và người đề nghị chỉnh sửa số liệu và được ghi nhận đầy
đủ các điều chỉnh trong hồ sơ lưu trữ.
2. Khi phát hiện nhập sai điểm đánh giá cần đề nghị sửa, giáo
viên phải lập phiếu đề nghị sửa điểm, phải lưu trữ đầy đủ minh chứng
cho những trường hợp đó. Hồ sơ minh chứng giải trình gồm:
- Đơn yêu cầu sửa điểm của giáo viên
- Bài kiểm  tra của học sình làm minh chứng.
Hạn cuối cùng để sửa chữa điểm là 1 tuần trước khi kiểm tra học
kỳ. Sau khi giáo viên sửa điểm xong nhà trường khóa điểm ngay trên
hệ thống. Trường hợp phát hiện sai điểm đánh giá sau khi các hồ sơ
của học sinh đã hoàn tất thì việc sửa điểm phải được thực hiện theo
quy định, đồng thời phải tiến hành sửa điểm trên các loại hồ sơ có liên
quan theo quy trình như trên.
Lưu ý: Các dữ liệu cần sửa chữa do nhập sai phải được sự đồng ý
của Hiệu trưởng và được lập biên bản sửa chữa dữ liệu với sự chứng

kiến của Hiệu trưởng, đại diện Ban quản lí hệ thống CSDL và người đề
nghị sửa đổi dữ liệu.
Điều 6. In sổ và tính pháp lý của Bảng tổng hợp kết quả
đánh giá giáo dục đối với cấp Tiểu học, Học bạ học sinh
1. Ban quản lý Hệ thống CSDL hoặc cán bộ văn thư (theo Quyết
định tổ quản trị do trường thành lập) có trách nhiệm in sao, lưu giữ
các loại sổ điểm điện tử theo quy định của Bộ GD&ĐT (Bản in và ổ đĩa
lưu trữ dữ liệu phải đảm bảo chất lượng lưu trữ lâu dài).
2. Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục được in từ Hệ thống
CSDL dưới hình thức in thường xuyên, in định kỳ cần có đầy đủ các
thông tin theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; có đủ chữ kí xác
nhận của giáo viên chủ nhiệm, Hiệu trưởng và đóng dấu. In thường
xuyên để phục vụ cho công tác thanh, kiểm tra và công tác quản lý,
sổ điểm in thường xuyên phải ghi rõ ngày tháng năm in. In định kỳ
vào thời điểm kết thúc học kỳ I và kết thúc năm học. Thông tin trong
sổ khớp với sổ ghi đầu bài, Sổ ghi điểm của giáo viên và các hồ sơ
khác có liên quan.
3. Sổ học bạ của học sinh được in từ Hệ thống CSDL phải có đầy
đủ các thông tin theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; có đủ chữ
kí xác nhận của giáo viên, Hiệu trưởng và đóng dấu. Trang kết quả
của năm học sau được in đính kèm trang kết quả của năm học trước
để thành Sổ học bạ. Trang này được in khi kết thúc năm học, học sinh
chuyển trường hoặc thôi học; Sổ học bạ được trả cho học sinh theo
các văn bản quy định hiện hành. Thông tin trong sổ học bạ đảm bảo
khớp với các hồ sơ pháp lí khác có liên quan.
Điều 7. Lưu trữ các loại Sổ điểm bản in và dữ liệu Sổ điểm
điện tử
1. Sau khi kết thúc học kỳ và năm học, xét đề nghị của Ban quản
trị, Hiệu trưởng nhà trường quyết định việc khóa Sổ điểm điện tử trên Hệ
thống CSDL.
2. Nhà trường lưu giữ Bảng tổng hợp đánh giá kết quả giáo dục in
từ Hệ thống CSDL cùng các biên bản đề nghị sửa chữa điểm đã có đầy
đủ các GV ký xác nhận và trình Hiệu trưởng duyệt, đóng dấu giáp lai
theo quy định.
3. Các file dữ liệu Sổ điểm điện tử, Học bạ điện tử của các
lớp cuối mỗi năm học được ghi vào đĩa CD/DVD (có dán nhãn và được
niêm phong) để lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định lưu trữ hồ sơ.
Điều 8. Phân công trách nhiệm quản lý Sổ điểm điện tử và
Học bạ điện tử

1. Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng lập kế hoạch: nhập, sửa, khoá,
mở khoá, in sao, kiểm tra, giám sát và các công việc khác có liên
quan tới Hệ thống CSDL của đơn vị.
2. Ban quản lý Hệ thống CSDL của đơn vị được thành lập theo
Quyết định của Hiệu trưởng nhà trường và có nhiệm vụ thi hành các kế
hoạch của nhà trường và kiểm soát việc thực hiện của các cá nhân có
liên quan đến Hệ thồng này.
3. Văn phòng nhà trường thực hiện in sao, đóng dấu, lưu trữ các
bản in các loại Sổ/Bảng được in từ Hệ thống CSDL; lưu lại các đĩa
CD/DVD chứa file dữ liệu về Sổ điện điện tử, Học bạ điện tử và chỉ
được mở ra hoặc cho mượn hoặc trả sổ khi có Quyết định hoặc thông
báo của Hiệu trưởng.
CHƯƠNG III
TỐ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm của Hiệu trưởng
1. Ban hành quyết định thành lập Ban quản lý Hệ thống CSDL của
đơn vị.
2. Quản lý tất cả các tài khoản sử dụng Sổ điểm điện tử và Học
bạ điện tử tại đơn vị, kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật
tài khoản.
hạn.

3. Chỉ đạo cán bộ giáo viên hoàn thành nhập các thông tin đúng

4. Quyết định thời điểm khóa, mở Sổ điểm điện tử và quy định
các thủ tục cập nhật điểm sau khi khóa sổ.
5. Chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên sử dụng,
quản lí, in Sổ điểm cá nhân, Sổ gọi tên ghi điểm, Bảng tổng hợp kết
quả đánh giá giáo dục đối với cấp Tiểu học, Học bạ học sinh từ Hệ
thống CSDL.
6. Kiểm tra định kì và đột xuất về việc thực hiện quy định về cập
nhật điểm đánh giá và các thông tin khác của giáo viên vào Hệ thống
CSDL của nhà trường đảm bảo ít nhất 1 lần/tháng. Kết quả kiểm tra
lấy làm căn cứ xếp loại việc thực hiện tiến độ kiểm tra, đánh giá của
giáo viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ năm học.
7. Xét duyệt học sinh được lên lớp, không được lên lớp, danh hiệu
thi đua, danh sách học sinh phải kiểm tra lại các môn học, rèn luyện
trong kỳ nghỉ hè. Phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh trong
Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục và Học bạ điện tử sau khi tất
cả giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm lớp đã nhập đầy đủ nội
dung, thông tin và in từ Hệ thống CSDL.

8. Quyết định xử lý theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm
quyền quyết định xử lý đối với tổ chức, cá nhân vi phạm; quyết định
khen thưởng theo thẩm quyền, đề nghị cấp có thẩm quyền khen
thưởng đối với tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện quy
định này.
Điều 10. Trách nhiệm của Ban quản lý hệ thống
1. Phân quyền cho các cá nhân, tổ, nhóm, lãnh đạo, bộ phận sử
dụng Sổ điểm điện tử và Học bạ điện tử. Tham mưu cho Hiệu trưởng
để đảm bảo các điều kiện vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt
động của Hệ thống CSDL đơn vị, trong đó có Sổ điểm điện tử và Học
bạ điện tử.
2. Quản lý và bảo mật dữ liệu, thực hiện khóa/mở Sổ, điều chỉnh,
thay đổi thông tin theo yêu cầu của Hiệu trưởng nhà trường.
3. Đề nghị bộ phận lập trình phần mềm cập nhật kịp thời quy chế
đánh giá, xếp loại kết quả học tập của học sinh khi có quyết định thay
đổi, điều chỉnh từ các cấp quản lý cấp trên.
4. Cập nhập dữ liệu ban đầu vào đầu mỗi năm học hoặc khi có
thay đổi theo sự phân công của Hiệu trưởng.
5. Hướng dẫn, hỗ trợ giáo viên trong việc sử dụng các ứng dụng
trên Hệ thống CSDL.
Điều 11. Trách nhiệm của Giáo viên chủ nhiệm
1. Cập nhật danh sách, thông tin và sơ yếu lý lịch học sinh đầu
năm học đúng kỳ hạn.
2. Cập nhật kiểm diện học sinh định kì (tuần/tháng).
3. Cập nhật xếp loại hạnh kiểm, học lực mỗi học sinh của lớp vào
cuối mỗi học kỳ, cả năm.
4. Thực hiện xếp loại học lực, danh hiệu của mỗi học sinh vào
cuối mỗi học kỳ và cả năm.
5. Kiểm tra Sổ điểm điện tử và Học bạ điện tử trên Hệ thống
CSDL; giúp Hiệu trưởng theo dõi việc kiểm tra cho điểm theo quy
định.
6. Thực hiện chức năng: kiểm tra lại các kết quả đánh giá, xếp loại
từng học kỳ, cả năm học của học sinh trên Hệ thống CSDL. Lập danh
sách học sinh đề nghị khen thưởng, học sinh  lên lớp, không được lên lớp;
học sinh phải rèn luyện trong hè.
7. Kiểm tra và ký xác nhận trong Bảng tổng hợp kết quả đánh giá
giáo dục và Học bạ học sinh được in ra từ Hệ thống CSDL của đơn vị ở
các nội dung sau đây:
- Kết quả kiểm diện học sinh trong năm học;

- Kết quả đánh giá, xếp loại học sinh;
- Kết quả được lên lớp hoặc không được lên lớp, được lên lớp sau
khi kiếm tra lại hoặc rèn luyện lại trong kỳ nghỉ hè; xét đề xuất các
hình thức khen thưởng của học sinh.
- Nhận xét đánh giá kết quả rèn luyện từng mặt và toàn diện của
học sinh.
Điều 12. Trách nhiệm của Giáo viên bộ môn
1. Thực hiện đầy đủ số lần kiểm tra, cho điểm theo quy chế của
Bộ GD&ĐT. Trực tiếp nhập điểm, đánh giá học sinh của các lớp mình
phụ trách giảng dạy vào Hệ thống CSDL đơn vị. Đảm bảo chính xác,
công khai. Đề xuất điều chỉnh các sai sót trong quá trình ghi điểm
(nếu có).
2. Báo cáo với Ban quản trị về vấn đề sự cố lỗi cập nhật hệ thống
hoặc các vấn đê khó khăn khác liên quan đến công việc nhập điểm
đánh giá.
CHƯƠNG IV
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO VÀ LƯU TRỮ
Điều 13. In sao, lưu trữ, gửi báo cáo tại các nhà trường
1. Văn phòng của các trường có trách nhiệm in sao, lưu trữ Học
bạ của học sinh và Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục.
2. Sau khi kết thúc học kỳ và năm học, xét đề nghị của Ban quản
trị, Hiệu trưởng nhà trường quyết định việc khóa Sổ điểm điện tử và
Học bạ điện tử trên Hệ thống CSDL của đơn vị. Văn phòng nhà trường
có trách nhiệm in sao Học bạ học sinh, Bảng tổng hợp kết quả đánh
giá giáo dục và các báo cáo tổng hợp sửa chữa dữ liệu từ Hệ thống
CSDL, lấy chữ ký xác nhận của Giáo viên trình Hiệu trưởng phê duyệt,
ký, đóng dấu giáp lai và lưu trữ hệ thống sổ giấy theo đúng quy định
lưu trữ hồ sơ của Bộ GD&ĐT.
3. Sau khi kết thúc năm học, văn phòng nhà trường xuất dữ liệu
Học bạ học sinh, Sổ gọi tên và ghi điểm, Bảng tổng hợp kết quả đánh
giá giáo dục theo lớp dưới định dạng file pdf, đảm bảo tính bảo mật,
an toàn dữ liệu lâu dài (có thể sử dụng các thiết bị như USB, ổ đĩa
cứng... để lưu trữ) và tổ chức lưu trữ dữ liệu có hệ thống, chặt chẽ và
dễ quản lý.
CHƯƠNG V
THANH TRA, KIỀM TRA, GIÁM SÁT VÀ KHEN THƯỞNG
Điều 14. Thanh tra, kiểm tra và giám sát

1. Lãnh đạo nhà trường thường xuyên tổ chức kiểm tra dữ liệu
cũng như việc cập nhật điểm của cán bộ, giáo viên trên Hệ thống
CSDL cùng với Sổ điểm đã được in để đối chiếu.
2. Thanh tra, kiểm tra trực tiếp trên Hệ thống CSDL quản lý và
các loại hồ sơ, sổ sách liên quan, bài kiểm tra của học sinh khi có yêu
cầu của đoàn thanh tra, kiểm tra cấp trên.
Điều 15. Khen thưởng, kỷ luật
Hiệu trưởng quyết định xử lý theo thẩm quyền, đề nghị các cấp
có thẩm quyền quyết định xử lý đối với tập thể, cá nhân vi phạm;
quyết định khen thưởng theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm
quyền khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc
thực hiện quy chế này./.